The Morning Meeting: Best-Practice Communication for Executive Teams

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How a new way of meeting can significantly increase executive team effectiveness.

By Martin Linsky

El artículo comienza mencionando diferentes tipos de adversidades a los que cualquier tipo de organización se puede llegar a enfrentan durante su existencia. La definición y plan de acción a seguir por cualquier organización debe de ser definido por los líderes de dicha organización. Se han encontrado dos problemas muy parecidos dentro de la mayoría de las organizaciones:
a) Serios problemas de comunicación dentro de los equipos ejecutivos
b) Falta de responsabilidad compartida (trabajo en equipo)
Cuando existen problemas de comunicación dentro del equipo de ejecutivos, hay una predisposición a no determinar estrategias y operaciones de la manera más efectiva. Esto se da principalmente ya que en la mayoría de las veces los ejecutivos son informados del problema de una manera superficial y no conocen a fondo la problemática a la que se enfrentan, esto es multifactorial y una de las principales causas es que no conocen a fondo las otras áreas de la empresa.
En el otro lado existen organizaciones donde el equipo ejecutivo participa en equipo, esto genera una responsabilidad en equipo en los resultados de la organización, dado que existe una comunicación intensa entre los ejecutivos.
Se propone la metodología The Morning Meeting (TMM) para llevar al siguiente nivel a los equipos de ejecutivos senior. Esta metodología fue aplicada probada en una organización donde el equipo ejecutivo se reunía todos los días a la misma hora. En esta reunión se veían todos los temas importantes de la empresa para tomar decisiones sobre el rumbo de la misma, es importante señalar que no había una agenda y el líder de la reunión era el CEO. Se sentaban alrededor de una mesa (en caso de ser enlazados telefónicamente se les asignaba un lugar) y el CEO planteaba uno o varios problemas que se discutían sucesivamente uno tras otro siempre y cuando se cerrara el primero. La discusión siempre llevaba el mismo orden y todos debían de participar y dar su punto de vista. Una vez que se acababan de discutir los temas planteados por el CEO, le tocaba plantear nuevos temas al siguiente en turno, y así hasta que todos acabaran. Es importante señalar que dependiendo del número de involucrados y la complejidad de los temas estas reuniones pueden durar desde 15 min hasta 2 horas o más.
Reglas:
- Cualquier tema puede ser discutido en la mesa.
- Son reuniones que tienen el propósito de tomar decisiones, sin embargo la implementación de los planes de acción son evaluados y toman su tiempo.
- El CEO tiene la decisión final acerca del tema en cuestión.
- Se puede cambiar de opinión, incluso después de haber dado un punto.
- No se puede no dar opinión.
- No hay argumentos que contradigan los hechos.
Para poder implementar esta metodología o algunas de sus características en las organizaciones siempre nos enfrentamos a la resistencia al cambio. La experiencia a la que hacen referencia es que normalmente la resistencia se da debido a que no quieren dejar el método establecido de trabajo, esto es muchas veces debido a que los ejecutivos no quieren dejar de lado la autonomía que les brinda trabajar CEO-Ejecutivo sin otros miembros presentes, además de no preocuparse o hacerse responsable de las diferentes aéreas de la organización en las cuales no están involucrados.

En lo personal no había escuchado hablar sobre esta metodología para mantener la comunicación entre los líderes de las organizaciones, me parece muy funcional ya que de esa manera los líderes se mantienen informados de lo que pasa en las otras áreas e incluso pueden aportar a la solución de problemas hacia toda la organización y no solo estar enfocados en su área.